Doch wie lässt sich eine Ablagestruktur schaffen, mit der das gesamte Team arbeiten kann – ohne lange Umwege und Suchzeiten?

Hier sind einige bewährte Ansätze:

1. Sensibilisierung

Bevor eine neue Struktur eingeführt wird, lohnt sich ein gemeinsamer Austausch im Team. Ordnungsempfinden und Ablagebedürfnisse unterscheiden sich – die Designerin wird auf andere Ordner zugreifen als der Kollege aus der Buchhaltung. Diese Unterschiede bleiben bestehen, aber sie können besser berücksichtigt werden, wenn ein gemeinsames Verständnis für eine saubere, nachvollziehbare Struktur geschaffen wird.

Hilfreich ist ein kurzer Selbsttest über zwei Wochen: Jedes Teammitglied notiert, wie viel Zeit täglich mit der Dokumentensuche verbracht wird und wo genau Probleme auftreten. So lassen sich Schwachstellen gezielt identifizieren.

2. Bestandsaufnahme

Um eine tragfähige Struktur zu entwickeln, lohnt es sich, den aktuellen Stand zu analysieren. Einige Fragen, die dabei helfen:

• Welche Strukturen funktionieren bereits gut?
• Gibt es bisher unstrukturierte Dokumente oder solche ohne klaren Speicherort?
• Werden verschiedene Cloud-Systeme oder Projekt-Tools parallel genutzt?
• Sind noch Daten in Papierform vorhanden?

Diese Bestandsaufnahme schafft die Grundlage für ein System, das auf realen Bedürfnissen basiert – nicht auf Wunschdenken.

3. Ordnerstruktur

Nach der Bestandsaufnahme geht es an die Umsetzung. Die optimale Struktur hängt stark von der Art des Unternehmens und dessen Arbeitsweise ab. Dennoch gibt es einige allgemeingültige Prinzipien:

• Aktiv und passiv trennen: Aktive Dokumente (laufende Projekte, aktuelle Kommunikation) getrennt von passiven (abgeschlossene Vorgänge, Archiv).
• Klar gegliederte oberste Ebene: Unterteilung nach Abteilungen oder Themenbereichen. Auf dieser Ebene sollten keine Dateien, sondern nur klar definierte Ordner abgelegt werden.
• Nummerierung nutzen: Eine durchgängige Nummerierung (z. B. 01_Kommunikation, 02_Produktion) erleichtert die Orientierung – besonders, wenn sich die Struktur mit der Zeit erweitert.
• Ordnervorlagen einführen: Für regelmäßig wiederkehrende Strukturen (z. B. neue Projekte) können Standard-Unterordner vorgegeben werden, die einfach kopiert und angepasst werden.
• Einheitliche Dateibenennung: Um Versionschaos zu vermeiden, hilft ein klares System. Das Datum am Anfang des Dateinamens hat sich bewährt.
  
  Beispiele:
  2022-10-01-Kunde-Projekt-Medium-V1
  221001-Abteilung-Kunde-Projekt
  
   

4. Verantwortung

Eine gute Struktur lebt von konsequenter Pflege. Klare Zuständigkeiten helfen dabei. Eine verantwortliche Person kann das System regelmäßig überprüfen, Feedback sammeln und das Team bei Bedarf an die Ablageregeln erinnern.

Gut durchdachte Ablagesysteme schaffen nicht nur Ordnung, sondern auch Freiraum – für produktives Arbeiten ohne zeitraubende Suche.