Gut dokumentiert. Schlecht vermittelt. Warum Mitarbeitende besseren Content verdient haben.
Interne Kommunikation hat keinen Glam: Ein Intranet, das fast schon wieder hip ist, weil es so retro ist, Rundmails ausschließlich in langen Textformaten oder Präsentationen, die nach einem Townhall-Meeting irgendwo abgelegt werden. Informationen werden verteilt. Häkchen gesetzt. Aufgabe erledigt.
Dabei besteht die eigentliche Herausforderung längst nicht mehr darin, Informationen zu erzeugen. Es geht darum, Menschen dabei zu helfen, diese Informationen wiederzufinden, zu verstehen und anzuwenden. Trotzdem gelten intern oft erstaunlich niedrige Maßstäbe. Vieles ist einfach Bare Minimum.
Das Format entscheidet mit
Für Kund:innen entwickeln wir Kampagnen. Wir denken über Nutzerführung nach, investieren in Gestaltung, Storytelling und digitale Erlebnisse. Für Mitarbeitende entwickeln wir Ordnerstrukturen. Intern landet dieselbe Sorgfalt nicht selten in einem Word-Dokument, einer PowerPoint-Präsentation oder einem PDF, das nach dem Versand kaum noch jemand öffnet.
Das wird besonders beim Onboarding sichtbar. Neue Mitarbeitende starten voller Fragen, Motivation und Neugier. Anstatt Orientierung zu erhalten, müssen sie sich oft selbst durch eine Sammlung von Dokumenten, Links und Präsentationen arbeiten. Dabei entscheidet das Onboarding maßgeblich darüber, wie schnell Menschen ankommen, Zusammenhänge verstehen und Teil eines Teams werden. Die Informationen sind oft vorhanden. Das Problem ist nur: Niemand hat sie für Menschen gestaltet. Zu viel Text. Zu wenig Struktur. Es gibt keine visuelle Führung.
Ein 80-seitiges PDF kann hervorragend funktionieren. Ein Playbook als Präsentation ebenfalls. Manchmal. Und manchmal ist eine neue Lösung sinnvoller: etwa ein interaktiver Brand Guide, eine Wissensplattform oder ein Scrollytelling, das Mitarbeitende Schritt für Schritt durch komplexe Inhalte führt und vielleicht sogar Spaß macht.
Die entscheidende Frage lautet:
Macht dieses Dokument Lust, sich damit zu beschäftigen?
Hilft es Menschen dabei, Antworten zu finden?
Oder erfüllt es lediglich die Funktion, Informationen irgendwo abzulegen?
Das Ziel interner Kommunikation ist nicht Wissen zu speichern.
Sondern Wissen nutzbar zu machen.
Wir haben uns in den vergangenen Monaten intensiv mit genau dieser Frage beschäftigt. In zwei Projekten ging es darum, komplexes Wissen innerhalb von Organisationen zugänglich zu machen.
- Einmal stand die Marke im Mittelpunkt. Hier haben wir den Brand Guide auf das Wesentliche reduziert. Das Ergebnis ist kein tonnenschweres Regelwerk, sondern ein klares, visuelles Tool, das sofort Orientierung gibt.
- Für ein anderes Team haben wir ein unübersichtliches Textdokument radikal gekürzt, strukturiert und in ein PDF-Playbook verwandelt, das man heute tatsächlich gerne öffnet, um Entscheidungshilfen zu bekommen.
In beiden Fällen war die Lösung kein technisches Hexenwerk, sondern exzellentes Handwerk: Informationen filtern, priorisieren und so gestalten, dass sie dem Menschen dienen, nicht dem Archiv.
Menschen suchen Antworten
Information ist noch keine Orientierung. Und ein Dokument wird nicht automatisch relevant, nur weil viel Arbeit darin steckt. Mitarbeitende wollen verstehen, warum etwas für sie wichtig ist. Sie müssen schnell finden, was sie suchen. Und sie müssen das Gefühl haben, dass ein Dokument ihnen die Arbeit erleichtert, statt zusätzliche Arbeit zu erzeugen.
Vielleicht sollten wir interne Kommunikation deshalb öfter so betrachten wie gute Servicegestaltung: Wo entstehen Fragen? Wo gibt es Unsicherheit? Welche Informationen werden immer wieder gesucht? Welche Hürden verhindern, dass Wissen geteilt wird? Und wie können wir Menschen dazu ermutigen, voneinander zu lernen, statt Informationen in Ordnerstrukturen zu verstecken?
Das beste Wissen im Unternehmen nützt wenig, wenn niemand darauf zugreift. Wir sollten interne Kommunikation deshalb weniger als Dokumentationsaufgabe verstehen. Und vielmehr als die Kunst, Menschen den Zugang zu genau dem Wissen zu erleichtern, das sie gerade brauchen.
Ein Beitrag unserer Gastautorin & Textchefin on demand Mila Haegele (Creative Director Konzept/Text, Nachhaltigkeitsmanagerin Bildung, Kultur, Zivilgesellschaft).
